Mit dem nachfolgenden Text möchten wir Sie über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten unterrichten, wenn Sie bei der Ethik-Kommission der Landesärztekammer Baden-Württemberg einen Antrag nach dem Arzneimittelgesetz (AMG), dem Medizinprodukterecht-Durchführungsgesetz (MPDG) oder auf berufsrechtliche Beratung über das elektronische Antragsportal „ethikPool“ einreichen.
I. Verantwortliche Stelle
Landesärztekammer Baden-Württemberg K. d. Ö. R.
- vertreten durch die Präsidentin/den Präsidenten –
Jahnstraße 40
70597 Stuttgart
II. Datenschutzbeauftragter ist
Landesärztekammer Baden-Württemberg K. d. Ö. R.
- Datenschutzbeauftragter -
Jahnstraße 40
70597 Stuttgart
https://www.aerztekammer-bw.de/datenschutz#datenschutzbeauftragter-kontakt
III. Datenverarbeitungen
1. Bei Aufruf des ethikPool-Portals
Wenn Sie auf das Portal von ethikPool zugreifen, werden automatisch personenbezogene Informationen erfasst. Diese Informationen werden in sogenannten Server-Logfiles zusammengefasst und gespeichert und bestehen aus der Art Ihres Webbrowsers, dem verwendeten Betriebssystem, dem Domainnamen Ihres Internet-Service-Providers, Ihrer IP-Adresse, der Referrer-URL, Datum und Uhrzeit des Zugriffs.
Diese personenbezogenen Daten werden insbesondere zu folgenden Zwecken verarbeitet:
• Sicherstellung eines problemlosen Verbindungsaufbaus zum ethikPool-Portal
• Sicherstellung der technisch reibungslosen Nutzung des ethikPool-Portals
• Sicherstellung und Auswertung der Systemsicherheit und -stabilität, insbesondere zur Missbrauchserkennung sowie
• zur technisch fehlerfreien Darstellung und Optimierung des ethikPool-Portals.
Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO i.V.m § 5 HBKG Baden-Württemberg i.V.m. der Satzung der Ethik-Kommission.
Das ethikPool-Portal wird von der uhb Software GmbH betrieben und gewartet. Mit der uhb Software GmbH wurde ein entsprechender Vertrag zur Auftragsverarbeitung geschlossen.
Eine Datenübermittlung in ein Drittland außerhalb der EU bzw. des EWR findet nicht statt.
Die oben genannten Daten werden in Server-Log-Dateien maximal für einen Zeitraum von 30 Tagen gespeichert; es sei denn, dass ein sicherheitsrelevantes Ereignis auftritt. In solchen Fällen werden die Server-Log-Dateien bis zur Beseitigung und vollständigen Aufklärung des sicherheitsrelevanten Ereignisses gespeichert.
2. Anträge nach dem AMG, dem MPG und auf berufliche Beratung
Im Rahmen einer Antragsstellung nach dem Arzneimittelgesetz, dem Medizinproduktegesetz oder einer beruflichen Beratung verarbeitet ethikPool alle personenbezogenen Daten, die Sie uns im Rahmen der Antragsstellung mitteilen und die zur Antragsstellung und zur Prüfung durch die Ethikkommission nach dem jeweils einschlägigen Gesetz erforderlich sind.
Rechtsgrundlagen für die Datenverarbeitung sind zum einen Art. 6 Abs. 1 lit. e DSGVO i.V.m § 4 LDSG BW, §§ 40 ff.-AMG, §§ 31 ff. MPDG, § 15 der Berufsordnung der Landesärztekammer Baden-Württemberg.
Empfänger Ihrer personenbezogenen Daten sind ausschließlich diejenigen Mitarbeiter der Geschäftsstelle und der Ethik-Kommission, die mit der Bearbeitung des Antrags zuständig sind und die Mitglieder und stellvertretenden Mitglieder der Ethik-Kommission, welche das Forschungsvorhaben prüfen. Sollten Sie Ihren Antrag mittels der Funktion „Antrag vernetzen“ für andere Antragsteller freigeben, können diese ebenfalls die freigegebenen Daten einsehen.
Eine Datenübermittlung in ein Drittland außerhalb der EU bzw. des EWR findet nicht statt. Die Daten werden so lange aufbewahrt, wie sie für den erhobenen Zweck erforderlich sind und soweit die Aufbewahrung der personenbezogenen Daten für die Einhaltung der gesetzlichen oder Vorgaben erforderlich ist.
3. Erstellung des Benutzerkontos
Sie können sich auch im ethikPool-Portal registrieren. Hierfür ist die Angabe folgender personenbezogener Daten zwingend erforderlich:
• Benutzername
• Anrede
• Vorname
• Nachname
• Anschrift
• E-Mail-Adresse
Darüber hinaus verarbeiten wir alle personenbezogenen Daten, die Sie im Rahmen der Registrierung freiwillig angeben, wie z.B. die Klinik/Firma oder Ihre Telefonnummer.
Nach der Registrierung können Sie sich mit Ihrem Benutzernamen und Ihrem Passwort beim ethikPool-Portal einloggen.
Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO i. V. m § 5 HBKG Baden-Württemberg i.V.m. der Satzung der Ethik-Kommission. Eine Datenübermittlung in ein Drittland außerhalb der EU bzw. des EWR findet nicht statt.
Die Daten werden so lange aufbewahrt, wie sie für den erhobenen Zweck benötigt werden. Mit Löschung des Benutzerkontos werden die Daten gelöscht, soweit keine gesetzlichen oder rechtlichen Vorgaben eine längere Aufbewahrung erforderlich machen.
4. Betroffenenrechte
Jede betroffene Person hat das Recht auf Auskunft nach Art. 15 DSGVO, das Recht auf Berichtigung nach Art. 16 DSGVO, das Recht auf Löschung nach Art. 17 DSGVO, das Recht auf Einschränkung der Verarbeitung nach Art. 18 DSGVO, das Recht auf allgemeinen sowie Werbewiderspruch aus Art. 21 DSGVO sowie das Recht auf Datenübertragbarkeit aus Art. 20 DSGVO, soweit dem keine gesetzlichen Vorgaben entgegenstehen.
Für die Ausübung Ihrer Rechte reicht ein Schreiben auf dem Postweg an die oben genannte Adresse oder per E-Mail an:
https://www.aerztekammer-bw.de/datenschutz#datenschutzbeauftragter-kontakt
Sofern Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten nicht rechtmäßig erfolgt, können Sie sich gemäß Art. 77 DSGVO mit Ihrer Beschwerde an eine Datenschutzaufsichtsbehörde wenden.
Stand: April 2025.
